Sé como Toyota
¡Estamos de vuelta! Menudo enero llevo. Te preguntarás: ¿Qué relación tiene Toyota con la productividad? Pues que el autor de esta newsletter tiene uno, claramente. Pero hay algo más: hoy vamos a hablar de un tema que seguro todos los que me leen que trabajan en el mundo de la informática ya conocen: Kanban.
Específicamente hablaré de cómo lo uso para gestionar tanto mis tareas personales, como las de trabajo.
¿Qué es Kanban?
Muchos de los que me leen probablemente ya sabrán la respuesta a la pregunta de este encabezado, principalmente porque la metodología Kanban lleva ya muchos años en el mundo Agile. Sin embargo, estoy seguro que muchos desconocen tanto lo que es, como la historia.
La metodología Kanban, que en japonés significa “tablero”, con lo cual por favor nunca lo llames “tablero Kanban”, o “Kanban board” si te la quieres tirar de bilingüe, porque estás diciendo “tablero tablero”. Fue creado por un ingeniero industrial llamado Taiichi Ohno en la década de 1940 en Toyota (al igual que otras metodologías ágiles1), como un método para visualizar el trabajo, poner límites a lo que esté en progreso y gestionar activamente el flujo de tareas.
En el mundo de la informática se usa mucho para asignar tareas en un equipo y que se vea claramente quién hace qué y en qué etapa está. Pero yo quiero hablar de cómo podemos usar estos tableros para nuestra productividad personal.
Kanban y yo
Eso que está en la foto de arriba es un Kanban bastante sencillo. Solo tiene las columnas To do, Doing y Done. No es obligatorio que esas sean las columnas, pero suelen ser las más comunes.
Si vas a probar este método por primera vez, te recomiendo que empieces con esas tres y añadas una cuarta: Waiting.
Creo que cada columna es autoexplicativa si sabes un poco de inglés, pero aún así, voy a mostrar cómo usarlas:
To do: aquí van todas las tareas que te quedan por hacer. Es tu lista de tareas de toda la vida.
Doing o In Progress: aquí van todas las tareas en las que estás avanzando. Una regla muy importante de esta columna es que tiene que tener un límite de tareas. Yo empezaría con dos.
Done: lo completado. La idea de esta columna es que puedas ver claramente todo el trabajo que ya está hecho y te dé un subidón (o te pongas las pilas).
Waiting: en esta columna van las tareas en las que estás esperando por otra persona, otras tareas o que no se pueden realizar hasta cierta fecha. Así no te ocupan un espacio en la columna Doing, que recordemos, tiene límite.
Y lo siguiente que estarás pensando es: “pero Ernesto, ¿y tengo que meter absolutamente todas mis tareas en ese tablero?, ¿dónde consigo tantos post-its?”
Hay muchas herramientas que permiten crear Kanban virtuales. Tres que se me ocurren son Trello, Todoist y Notion. La primera siendo especializada en ello. Así que no necesitas arruinarte comprando post-its (son más caros de lo que crees y los chinos no pegan bien).
Y con respecto al número de tableros. Eso depende de ti. Yo recomendaría empezar de una manera muy simple: uno para el trabajo y otro para las cosas personales. Y cada vez que estés en algún proyecto grande, uno exclusivo para gestionarlo. Por ejemplo: mi pareja y yo tenemos uno para la planificación de nuestra boda. Ese sí es físico y con post-its.
Si estás interesado/a en saber cuántos tableros tengo yo y cómo los uso (porque he hecho algún que otro tuneo), deja un comentario diciéndome cómo lo vas a usar, o si ya lo haces, cómo lo estás haciendo:
Y nos vemos la semana que viene. Se vienen cositas este año en Productibits.
Una curiosidad interesante. Otra metodología ágil que se dice que nació en Toyota es la de “Stop the World”, que consiste en que cualquier empleado puede parar la cadena de producción si hay algo mal. En el episodio de Acquired sobre la compañía Mars, se habla ya de esto en los años 30 en Mars UK. También es el caso de las “oficinas abiertas” que luego popularizó Facebook (ahora Meta).