Pasar a la acción (calendario)

26 de enero

Esta semana solo hemos hablado del calendario. Así que las tareas que pondré serán todas relacionadas con cómo empezar a sacarle más partido a tu calendario.

Si quieres reforzar lo que se habló en la semana, estos fueron los posts:

• Lunes: El calendario

• Martes: Calendar for Dummies

• Miércoles: Sacrilegio para GTD

• Jueves: Time Blocking

Primeros pasos

1. Escoge qué calendario usarás. Tienes varias opciones: el de tu trabajo, y pones todo allí; te creas uno personal además para las tareas personales; o bien te compras una agenda u organizador semanal, mensual o anual si te gusta lo analógico.

2. Recomendaría que empezaras a añadir a tu calendario las tres cosas que David Allen recomienda, de las cuales hablé aquí. Algunas ya estarán probablemente, puesto que tus reuniones de trabajo son eventos.

3. Añade las tareas que sean para realizar en días particulares pero que no tengan hora. Por ejemplo: limpiar la casa todos los sábados, escribir un post para tu newsletter cada día. Si son recurrentes, automatízalo. Si no, pues colócalos en el día correspondiente. También podrías gestionar esta parte fuera del calendario en una aplicación de gestión de tareas, siempre que te permita poner fecha (yo lo hago así).

4. Añade las reuniones y eventos que tengan fecha y hora. Esto no requiere mucha más explicación.

5. Añade la información útil. Por ejemplo: qué días tendrás vacaciones, fechas de cumpleaños, aniversarios, incluso si has quedado con alguien pero aún no tenéis hora, puedes ponerlo como un evento de “todo el día” para que no se te olvide y quedes con otra persona a la vez (lo siento, Jorge. No volverá a pasar).

Calendario para todo lo personal

Si te gustó la idea que propone Cal Newport sobre el calendario que comenté en este artículo, entonces puedes realizar dos acciones extra:

1. Añade todas tus tareas que no sean laborales a tu calendario. Bien como tareas que se tienen que hacer en un día, o añadiendo incluso hora.

2. Repítelo cada vez que surja una tarea no laboral.

3. Opcional: Si ya tenías creadas listas personales de la semana pasada y quieres hacer esto. Puedes borrarlas. O puedes mantenerlas duplicando las tareas hasta que confíes en tu calendario al 100%

Time Blocking

1. Escoge una o dos horas al día que no quieras que te pongan reuniones.

2. Pon un evento en tu calendario para bloquear esas horas.

3. Si ves que no funcionan, prueba otras horas. Experimenta.

Profundizar

Igual que la semana pasada, para profundizar sobre GTD están estas opciones:

• La página web de GTD.

• El libro de GTD. En español y en inglés.

Para profundizar más sobre Cal Newport:

• Su página web: calnewport.com.

• El capítulo del podcast donde habla del calendario.

Y con respecto a Time Blocking, este artículo en Doist ofrece todo lo que puedas necesitar.

Hasta la semana que viene.